Loten kopen en verkopen voor de Grote Clubactie
Een bekende komt aan de deur om loten te verkopen voor zijn of haar club. Natuurlijk doe je mee. Even de gegevens invullen in het lotenboekje of de QR-code scannen. Het is zo gedaan.
De landelijke Grote Clubactie is een sympathieke loterij voor een lokaal doel: een extra bijdrage voor de vereniging of club. In ruil voor die bijdrage maken de sponsor en de verkopende leden kans op een prijs. Juist door dit informele karakter worden er gemakkelijk persoonsgegevens afgegeven. Maar hoe zorg je ervoor dat de privacy gewaarborgd blijft? En wie spreek je aan als het dan toch fout gaat?
Lekkage
Alle partijen moeten hun best doen om te voorkomen dat het fout gaat: de sponsor, de lotenverkoper, de club die mee doet aan de Grote Clubactie en de landelijke organisatie van de loterij.
De Grote Clubactie zorgt voor een veilige betaalomgeving en bescherming van de persoonsgegevens van sponsors, clubs en winnaars. Gaat er iets mis in de verwerking van betalingen, dan is deze organisatie het eerste aanspreekpunt. Dat is ook zo als e-mailadressen voor iets anders gebruikt worden dan de Grote Clubactie.
De organisatie van de Grote Clubactie verwijst naar het eigen gebruikersreglement met privacyvoorwaarden. Hierin staat dat ‘persoonsgegevens volgens de actuele technische en organisatorische beveiligingsnormen en de voorwaarden van de loterijvergunning worden opgeslagen in de bestanden en administratie van de Nationale Stichting Grote Clubactie’. De grote vraag blijft hoe deze gegevens opgeslagen worden. Is dit in de cloud, dan is dit moeilijker te beveiligen dan op een eigen server.
De deelnemende clubs hebben ieder een verantwoordelijkheid naar de eigen leden en sponsors toe. De club beheert de persoonsgegevens van de leden en de ingevulde lotenboekjes. De club is het aanspreekpunt als hier iets misgaat. Ingevulde boekjes moeten zorgvuldig verzameld en bewaard worden. Daarnaast is het als club heel belangrijk om de leden goed te informeren zodat deelnemende leden weten waar ze het privacystatement van de club kunnen vinden. Vraag actief toestemming aan leden of ze deel willen nemen aan de Grote Clubactie en geef voldoende toelichting wat er met deze gegevens gebeurt, welke persoonsgegevens gevraagd worden en met welk doel.
De lotenverkopers krijgen persoonsgegevens van hun sponsors als ze een lot hebben verkocht. De sponsor geeft deze gegevens in goed vertrouwen af. De verkoper is het aanspreekpunt als er nooit een bevestiging komt van de aankoop. Dit wordt opgelost met de QR-code of de directe weblink naar de verkooppagina van de Grote Clubactie. Zo wordt ook meteen het risico op oplichting verminderd. Overal waar geld een rol speelt, zijn oplichters actief. Sponsors dienen hier zelf alert hierop te zijn. Geef geen gegevens aan onbekende verkopers en vraag bij twijfel of de verkoper ook online loten verkoopt. In dat geval is het belangrijk om na te gaan of dit echt de verkoopsite is van de Grote Clubactie.
Sterk en zwak
Door het informele karakter van de Grote Clubactie worden persoonsgegevens heel gemakkelijk gedeeld. Geen probleem, alleen is het wel fijn als die gegevens goed verwerkt worden en veilig zijn. In deze keten zitten een aantal punten die sterk zijn en een aantal zwakke punten.
De sterke punten zijn de vrijwilligheid van deelname, zowel voor de clubleden als de sponsors en dat er niet meer gegevens worden gevraagd dan nodig van deze twee groepen. Wie sponsort geeft alleen gegevens af omdat ze nodig zijn voor deelname aan de loterij. De verkopers kunnen anoniem verkopen, wat vooral belangrijk is voor de minderjarige verkopers. Wie wel online verkoopt, wordt alleen herkend door sponsors die bekenden zijn. Onbekenden kunnen niets met alleen een clubnaam, voornaam en eerste letter van de achternaam.
De zwakke punten zitten hem in de manier waarop deze gegevens gevraagd en beveiligd worden. Sponsors vinden in het gebruikersreglement van de Grote Clubactie terug wat er met hun gegevens gebeurt en waarom deze gegevens gevraagd worden, maar het is niet duidelijk hoe deze gegevens beveiligd worden. Bij de verkopers en de club ligt het risico dat ingevulde lotenboekjes rondslingeren en kwijtraken. Een clublid kan niet volledig op de hoogte zijn dat gegevens worden gedeeld door de club met de Grote Clubactie en wie er bij deze gegevens kan.
Elke speler heeft een eigen belang. Dat maakt de verantwoordelijkheid voor de privacy complex. Gezond verstand speelt een belangrijke rol: geef nooit meer gegevens dan nodig is, weet met wie je deze gegevens deelt en waar je deze informatie kan vinden. De sponsor en de club vinden dit bij de organisatie van de Grote Clubactie. De deelnemende clubleden bij hun eigen club. Zo blijft het mogelijk om op een veilige manier mee te doen aan deze sympathieke sponsoractie.