De valkuil van alles bewaren
Onderdeel van de AVG is dat u weet waar uw data staat, hoe lang en op welke wijze u deze opslaat en wanneer deze wordt vernietigd. Persoonsgegevens mogen namelijk alleen worden bewaard als zij noodzakelijk zijn voor de verwerking. Bewaartermijnen worden vastgelegd in verschillende wetten en regels, welke voor internationale organisaties sterk kunnen verschillen per land. Los van de eerdergenoemde bewaartermijn is er ook nog het recht van betrokkene om data te laten verwijderen wanneer deze onrechtmatig wordt verwerkt. Een archiveringstrategie is dus noodzakelijk.
Vernietigen voor gevorderden
Archiveren is vaak een onderbelicht thema in de bedrijfsvisie. Het is vaak ‘een vak’ dat in een sfeer van stoffigheid en geheimzinnigheid wordt beoefend op donkere locaties in de buik van een kantoorpand en/of op harde schijven in datacenters. Met de komst van de AVG moeten organisaties bij zichzelf te rade gaan en dit thema – na het decennialang te hebben laten liggen – nu serieuze aandacht geven. CRANIUM ondersteunt bij het opstellen van een strategie tot archivering, inclusief het daadwerkelijk opschonen van data die voorbij de houdbaarheidsdatum is. Dit gaat verder dan alleen het schonen van persoonsgegevens: CRANIUM kijkt ook naar de metadata en andere gerelateerde bedrijfskritische data die over verschillende afdelingen wordt gebruikt en hergebruikt. Tot slot ondersteunt CRANIUM bij de daadwerkelijke vernietiging in de systemen en/of de anonimisering van gegevens als deze om verschillende redenen niet kunnen worden verwijderd.
Gerelateerde oplossingen
CRANIUM kan u volledig ondersteunen bij het opstellen en implementeren van uw archiveringstrategie en implementatie voor het schonen. Wij hebben kennis van de bewaartermijnen van meer dan 50 landen wereldwijd en wij hebben archivarissen in dienst. Waar nodig kunnen wij ook uw procedure voor dataretentie opstellen en/of actualiseren, inclusief een archiefbeleid. Met de kennis die u opdoet in het schoningstraject kunt vervolgens ook uw andere gedateerde data te lijf gaan. Opruimen betekent weten wat u heeft, wat uw wilt houden en waar u het kunt vinden. In zoverre kan het schoningstraject ook de basis vormen voor een datastrategie, data governance en zelfs voor datakwaliteit.
