Bulletin communal et le RGPD: Quelques astuces pour respecter les règles en vigueur.

écrit par: Mélanie Herrenbrandt

Le bulletin communal, ce magazine recensant les événements et les manifestations qui ont marqués votre commune, est un élément indispensable pour une bonne communication avec vos citoyens.

Beaucoup de questions se posent au regard de la réalisation du bulletin communal : qui va rédiger les articles ? comment positionner les photos ? qui va imprimer le bulletin ? Etc. Mais savez-vous qu’au regard du Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD »), vous devez prendre en compte d’autres obligations ?

Ce sujet peut vous paraitre source de tracasseries plutôt que de plaisir. Voici donc quelques règles de base pour réussir son bulletin communal d’un point de vue de la protection des données.

Introduction à la protection des données

Les données personnelles sont les informations qui permettent d’identifier directement ou indirectement une personne physique : un nom, une date de naissance, une adresse, une photo, etc. Avec la globalisation et en particulier les avancées technologiques, les données personnelles sont au cœur de très nombreuses polémiques ces dernières années. Vous-même, vous vous êtes peut-être déjà posé la question de savoir ce qu’il advient des informations personnelles que vous communiquez.

L’environnement des lois sur la protection des données personnelles évolue ainsi considérablement au fil des années. Des lois exhaustives telles que le Règlement Général sur la Protection des Données imposent des exigences strictes aux institutions et accordent de nouveaux droits aux individus. Saviez-vous par exemple que le Règlement prévoit certaines obligations à respecter lorsque vous publier des informations personnelles ? C’est ce que nous allons découvrir avec l’exemple du bulletin communal.

Phase 1 : Rédaction du contenu de votre bulletin communal

Pour commencer, parlons du contenu de votre bulletin communal. Votre commune utilise le bulletin pour transmettre des informations aux habitants et aborde ainsi plusieurs sujets comme la création de nouveaux projets ou l’évolution des quartiers. Il se peut également que vous souhaitiez promouvoir certaines activités comme le marché de Noël, la semaine de l’arbre, une journée sportive, etc. Vous pouvez également mettre à l’honneur certains commerçants ou créer un annuaire. Ou encore, vous avez une rubrique dédiée aux naissances, décès et mariages.

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, l’administration communale ne peut plus insérer les avis de naissance ou de mariage par exemple, ainsi que de publier des photos ou des coordonnées de contact sans l’accord écrit des intéressés ou de leur(s) représentant(s). Ainsi, si vous souhaitez publier ce type d’éléments vous devez mettre en place certaines garanties, comme faire compléter un formulaire ad hoc aux personnes.

Devez-vous mettre en place un formulaire pour chaque photo ou chaque information que vous faites paraitre ? La réponse est non : cela dépend du type d’information que vous allez publier. Il est donc important que vous fassiez une analyse au cas par cas de ce que vous souhaitez présenter afin de déterminer si vous devez mettre en place des garanties au regard du RGPD.

Par exemple :

• Vous souhaitez imprimer des photos du dernier évènement que vous avez organisé pour en faire la promotion : La photo du groupe d’enfant s’amusant au marché de Noël est-elle soumise aux lois relatives à la protection des données ?
• Vous souhaitez créer un répertoire reprenant tous les commerçants locaux : Le nom de l’artisan qui vient d’ouvrir sa boutique est-il une donnée personnelle ?

Il est également essentiel que vous preniez en compte les différents principes du RGPD tel que la minimisation des données.

P.S. : Faites également attention aux photos qui sont protégées par des droits d’auteur !

Comment obtenir le consentement des personnes concernées ?

Maintenant que nous avons vu qu’il vous faut l’accord des personnes pour publier des informations personnelles les concernant, vous vous demandez peut-être comment obtenir ce consentement et à quel moment le demander. Il n’existe pas de pratiques précise ; l’important est que le consentement soit obtenu avant la publication de l’information.

Par exemple :

• Vous souhaitez publier une photo des personnes célébrant leur anniversaire de mariage : Vous pouvez directement insérer une mention au regard du bulletin communal dans l’invitation papier en vous demandant qu’ils vous retournent le formulaire de consentement.
• Vous souhaitez dresser une liste des naissances avec le prénom et la date de naissance des bébés : Pensez à poser la question directement aux parents lorsqu’ils viennent vous notifier la naissance de leur enfant.

N’oubliez donc à la phase 0 : la pré-rédaction du contenu et l’obtention d’un  consentement valide ! Le RGPD impose que ce consentement soit libre, spécifique, éclairé et univoque.

Phase 2 : Impression du bulletin communal

Lorsque vous êtes satisfait du contenu de votre bulletin communal, vous allez contacter un imprimeur pour imprimer ce beau journal. Mais saviez-vous qu’ici encore vous devez tenir compte de la protection des données ?

Comme exposé ci-dessus, votre bulletin communal peut contenir certaines données personnelles. Lorsque vous envoyez votre magazine à l’imprimeur, vous lui transmettez donc des données personnelles. On n’y pense pas toujours mais l’imprimeur choisi agit alors comme un intermédiaire traitant des données personnelles. Avec le RGPD en application, vous devez vous questionnez sur le rôle et les responsabilités de cet intermédiaire. Est-ce que l’imprimeur est un sous-traitant ? Quel est mon rôle dans ce transfert de données ? Dois-je conclure un contrat RGPD avec la société d’impression ? L’imprimeur doit-signer un accord de confidentialité ? Etc.

Petit conseil : vous devrez surement passer par un marché public pour sélectionner votre imprimeur, pensez-donc à insérer les requis RGPD dès la rédaction du cahier des charges.

Phase 3 : Communication de votre bulletin communal

Le bulletin communal est un véritable outil de communication destiné à tous les habitants de la commune. La plupart d’entre vous distribue ainsi le courrier en boîte aux lettres.

Peut-être avez-vous déjà contacté votre service population pour extraire une liste de tous les citoyens habitants le territoire pour leur envoyer votre bulletin communal ? Sachez que cette pratique n’est pas autorisée sous le RGPD. La consultation des registres de la population porte atteinte à la vie privée des citoyens et est soumise à des règles très strictes. Il est donc toujours conseiller de privilégier une approche “publicitaire” en premier lieu. Vous pouvez donc distribuer le courrier (non-personnalisé) sous forme de toute-boite, publier le bulletin communal sur votre site internet et/ou le rendre accessibles dans de nombreux endroits de la commune (maison communale, commerces de proximité, bureau de poste, …).