Nieuw Decreet rond verwerking van persoonsgegevens in het kader van casusoverleg.

Geschreven door: Anse Boogaerts

Het Vlaams Parlement heeft op 28 juni 2023 een decreet aangenomen met betrekking tot het uitwisselen van persoonsgegevens in het kader van multidisciplinaire samenwerking. Het decreet stelt dat bij deelname aan een casusoverleg het beroepsgeheim onder strikte voorwaarden doorbroken mag worden (cfr. artikel 458ter van het Strafwetboek).

Wat is een casusoverleg?

Een casusoverleg is een specifieke vorm van informatie-uitwisseling tussen verschillende soorten hulpverleners. Een samenwerking tussen hulpverleners van organisaties en lokale besturen kan bijdragen tot een accurate aanpak van bepaalde problematieken zoals intrafamiliaal geweld, kindermishandeling en terroristische misdrijven.

Als voorbeelden kunnen hier de lokale integrale veiligheidscellen inzake radicalisme, extremisme en terrorisme (LIVC R), ketenaanpak jeugddelinquentie (Kompas+, FIX enzovoort), de Family Justice Centers en ketenaanpak inzake intrafamiliaal geweld worden aangehaald.

Het casusoverleg voorziet in de mogelijkheid tot het doorbreken van het beroepsgeheim en de informatie-uitwisseling op een casusoverleg.

Wat is het doel van een casusoverleg?

Het doel is om preventief handelen mogelijk te maken in verontrustende situaties door informatie te verzamelen en afspraken te maken over de meest adequate aanpak. Echter, Een rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens ontbrak, waardoor de wetgever hieraan tegemoet wil komen met dit ontwerpdecreet.

Privacy-tegenhanger van artikel 458ter Sw.

Het toepassingsgebied van het ontwerpdecreet wordt rechtstreeks verbonden aan het toepassingsgebied en de doelstellingen van een casusoverleg op basis van artikel 458ter Strafwetboek.

Het is immers in die situaties, en omwille van die specifieke doelstellingen, dat op vlak van beroepsgeheim de mogelijkheid bestaat om een overleg te organiseren en informatie uit te wisselen, zonder dat er een regelgevend kader bestaat voor de informatie-uitwisseling op vlak van gegevensbescherming. Dit decreet kan dus als de privacy-tegenhanger worden beschouwd van artikel 458ter Sw.

Voorwaarden voor verwerken van persoonsgegevens bij casusoverleg

Het decreet voorziet in een rechtsgrond voor organisaties die onder de bevoegdheden van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest vallen, om persoonsgegevens te verwerken bij een casusoverleg georganiseerd in het kader van art. 485ter Strafwetboek. Dit decreet kan niet dienen voor organisaties die onder een federale bevoegdheid vallen zoals bijvoorbeeld algemene, universitaire en psychiatrische ziekenhuizen.

Art. 458ter StrafWetboek creëert een mogelijkheid om vertrouwelijke persoonsgegevens mee te delen aan de deelnemers van het casusoverleg. Deze uitzondering op het beroepsgeheim kan enkel worden ingeroepen indien voldaan is aan de volgende voorwaarden:

Het overleg dient georganiseerd te zijn op basis van een wettelijke of de toestemming van de procureur des Konings;
De wettelijke regeling en de toestemming van de procureur des Konings dienen minstens het volgende te bepalen:
- wie aan het overleg zal deelnemen;
- de finaliteit van het overleg;
- volgens welke modaliteiten het overleg zal plaatsvinden;
Het casusoverleg betreft een multilaterale uitwisseling en geen loutere informatie-uitwisseling op vraag van één partij;
Het casusoverleg heeft één van de volgende :
- met het oog op de bescherming van de fysieke of psychische integriteit van de persoon of van derden, of
- ter voorkoming van terroristische misdrijven of misdrijven gepleegd in het kader van een criminele organisatie;
De verwerking van persoonsgegevens past in de deelname aan het casusoverleg;
De organisatie wordt door een bepaalde expertise of door haar kennis van de betrokken persoon geacht een noodzakelijke bijdrage te kunnen leveren aan een geïndividualiseerde casusgerichte opvolging.

Indien een wet of decreet of een toestemming van de procureur des Konings toelaat om een casusoverleg te organiseren, kunnen deelnemers aan dat overleg hun beroepsgeheim doorbreken zonder strafbaar te zijn op basis van artikel 458 Strafwetboek.

Geheimhoudingsplicht blijft gelden

De deelnemers zijn tot een geheimhoudingsplicht gehouden met betrekking tot de informatie die op het casusoverleg gedeeld is. Ook kan het openbaar ministerie, indien het aanwezig is op het casusoverleg, maar vervolging instellen voor misdrijven waarvoor het overleg georganiseerd is. Indien tijdens het casusoverleg andere misdrijven zouden worden besproken, is het openbaar ministerie tot geheimhouding verplicht en kan het daarvoor geen vervolging instellen.

Multidisciplinaire samenwerking wordt mogelijk.

De mogelijkheid tot casusoverleg op basis van artikel 458ter Strafwetboek creëert de mogelijkheid tot multidisciplinaire samenwerking. Hierbij worden de krachten van verschillende partners gebundeld. Er wordt een doorgedreven vorm van samenwerking tussen verschillende organisaties opgezet, die toelaat om in te spelen op de specifieke noden en behoeften van de betrokken personen. Dit zorgt voor meer efficiëntie en een betere coördinatie tussen de betrokken organisaties.

Welke persoonsgegevens mogen verwerkt worden bij casusoverleg?

De verwerking van persoonsgegevens betreft de volgende persoonsgegevens:

1° de identificatiegegevens, met name de naam, de voornamen, het adres en de geboortedatum;
2° de contactgegevens;
3° de gegevens over beroep, beroepsbekwaamheid, opleiding en vorming;
4° de leeftijd, het geslacht, de nationaliteit, de burgerlijke staat en het verblijfsstatuut;
5° de gegevens over schulden en solvabiliteit;
6° de gegevens over de levensstijl, de vrijetijdsbesteding en de sociale context;
7° de gegevens over de gezinssamenstelling;
8° de gegevens over de woonomstandigheden;
9° de politionele en gerechtelijke gegevens;
10° de gegevens over de gezondheid;
11° de gegevens over risicosituaties en -gedragingen;
12° de gegevens waaruit herkomst of afkomst blijkt;
13° de gegevens waaruit politieke, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken;
14° de gedragsgegevens;
15° andere gegevens die noodzakelijk zijn om de doelstelling van het casusoverleg te realiseren.

De personen van wie de persoonsgegevens, hierboven vermeld, kunnen worden verwerkt, zijn de betrokken personen en hun relaties en contacten.

Uitbreiding naar relaties van de betrokken personen.

Dat zowel de betrokken personen, als hun relaties en contacten binnen het toepassingsgebied van deze verwerking van persoonsgegevens vallen, is opmerkelijk gezien de uitgebreide en gedetailleerde lijst van persoonsgegevens. In haar aanbeveling vroeg de VTC om de begrippen ‘relaties en contacten’ te verduidelijken met het oog op transparantie naar deze groep personen. De wetgever achtte dit niet mogelijk gezien de relaties en contacten steeds verschillen afhankelijk van de vorm van casusoverleg.

Daarom is het belangrijk om hier omzichtig mee om te gaan in eender welke vorm er toegang wordt gegeven tot deze persoonsgegevens (via een centraal beveiligd portaal, via eigen systemen of op papier. Belangrijk om hieraan toe te voegen, is dat persoonsgegevens enkel mogen morgen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is om de doelstelling van het desbetreffende casusoverleg te verwezenlijken.

GDPR-aandachtspunten binnen het casusoverleg

De organisaties die deelnemen aan het casusoverleg treden elk individueel op als verwerkingsverantwoordelijke als vermeld in artikel 4, 7), van de algemene verordening gegevensbescherming. Elke organisatie is zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij delen op een casusoverleg. Als gevolg van deze regeling is elke organisatie individueel verantwoordelijk voor het treffen van passende beveiligingsmaatregelen. In het kader van transparantie nemen de organisaties passende maatregelen ten aanzien van de betrokkenen. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van dit decreet moet voldoende duidelijk zijn voor de betrokkenen. Dit betekent dat organisaties transparant zijn over de mogelijkheid tot deelname aan een casusoverleg en de geheimhoudingsplicht die daaruit voortvloeit. De communicatie over deze regeling dient ter beschikking te worden gesteld in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm. In de privacyverklaring kan een eventuele afzonderlijke regeling m.b.t. het casusoverleg worden toegevoegd, waarin geduid wordt op welke wijze de rechten van de betrokkene en de verplichtingen uit artikel 13 en 14 AVG zullen worden nageleefd.”

De persoonsgegevens die verkregen zijn in het kader van een casusoverleg, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doeleinde van de gegevensverwerking. Wanneer de persoonsgegevens worden opgenomen in een gezamenlijke dossieromgeving, bepalen de deelnemers voor de start van het casusoverleg een maximale bewaartermijn voor de gegevens die bewaard worden in de gezamenlijke dossieromgeving. Indien er geen gezamenlijke dossieromgeving is, worden de persoonsgegevens in de dossiers van de verschillende deelnemers geregistreerd en zal bijgevolg hun eigen bewaartermijn van toepassing zijn.

Decreet verwerking van persoonsgegevens in het kader van casusoverleg