Wanneer jouw organisatie veel of gevoelige gegevens verwerkt, dan zou het wel eens noodzakelijk kunnen zijn om een Data Protection Officer (DPO) aan te stellen. Deze persoon zal toezien op alle verwerkingen met persoonsgegevens binnen de organisatie en zal adviseren rond de relevante wetgeving zodat de organisatie hieraan voldoet. Maar hoe weet je waar je op moet letten bij het vinden van de juiste persoon? In deze blog delen we enkele praktische tips en aandachtspunten om ervoor te zorgen dat je een goede keuze maakt bij de aanstelling van een DPO.
1. Expertise en Certificering
Het eerste waar je op moet letten, is of de kandidaat over voldoende expertise beschikt. Dit kan blijken uit:
- Certificaten: Heeft de kandidaat relevante certificeringen op het gebied van gegevensbescherming ?
- Opleidingen: Heeft de kandidaat een studie gevolgd met focus op gegevensbescherming? Steeds meer juridische en IT-opleidingen bevatten specifieke keuzevakken en specialisaties op dit gebied.
Expertise alleen is echter niet voldoende. Een degelijke kennisbasis moet hand in hand gaan met praktijkervaring.
2. Ervaring in het Veld
Opleiding is goed, ervaring is beter! Hoewel een kandidaat theoretisch sterk kan zijn, is het essentieel dat deze ook daadwerkelijk als DPO gewerkt heeft. Gegevensbescherming is bij uitstek een vakgebied dat pas gaat leven als het toegepast wordt en dit gaat zeker ook op voor de rol van DPO. Let voor de praktijkervaring bijvoorbeeld op:
- Of de kandidaat als DPO gewerkt heeft in vergelijkbare organisaties of sectoren.
- Of de kandidaat ervaring heeft met alle onderdelen van de rol van DPO, of dat vorige ervaringen zich specifiek focusten op het juridische, of net het meer technische.
3. Voortdurende Bijscholing
Het vakgebied van gegevensbescherming verandert voortdurend. Wetgeving wordt aangescherpt, technologieën evolueren en de maturiteit van het vakgebied groeit. Daarom is het belangrijk dat een DPO zichzelf blijft ontwikkelen. Vraag bijvoorbeeld:
- Welke cursussen of opleidingen de kandidaat recentelijk heeft gevolgd.
- Hoe de kandidaat op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen binnen het vakgebied.
4. Betrokkenheid van de Organisatie
Een succesvolle aanstelling van een DPO hangt niet alleen af van de kandidaat zelf, maar ook van de manier waarop jouw organisatie is voorbereid. Denk hierbij aan:
- Samenwerking: Een DPO is afhankelijk van informatie uit verschillende afdelingen, zoals IT, HR, juridische zaken en inkoop. Zorg ervoor dat er een goede samenwerkingsstructuur is opgezet.
- Tijd en middelen: Hoeveel tijd en middelen worden beschikbaar gesteld aan de DPO om zijn of haar taken effectief uit te voeren?
- Integratie in de organisatie: De DPO moet toegang hebben tot het hoogste beslissingsniveau en voldoende autonomie hebben om zijn of haar werk te doen.
5. Realistische Verwachtingen
Tot slot is het belangrijk om te begrijpen dat het aanstellen van een DPO niet automatisch betekent dat je organisatie volledig GDPR-compliant is. Een DPO is een essentiële schakel, maar geen oplossing voor alle privacy-uitdagingen. Het succes van een DPO hangt sterk af van de samenwerking binnen de organisatie en de bereidheid om gegevensbescherming serieus te nemen.
Conclusie
Het aanstellen van een DPO is een cruciale stap in het waarborgen van de privacy en veiligheid van persoonsgegevens binnen je organisatie. Door te letten op expertise, ervaring, voortdurende bijscholing en de betrokkenheid van je organisatie, vergroot je de kans op een succesvolle samenwerking. Veel succes met het vinden van de juiste persoon voor deze belangrijke rol!
