Een virtuele Data Protection Officer (of vDPO) is een bedrijf of dienstverlener die als externe DPO wordt aangesteld. Deze levert diensten op het vlak van gegevensbescherming op contractuele basis, via een team van privacyprofessionals. Een vDPO biedt deskundige begeleiding en toezicht om te zorgen voor naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en andere relevante privacy- en gegevensbeschermingswetten.
Deze rol omvat het geven van advies over en het monitoren van gegevensverwerkingsactiviteiten, het opleiden van medewerkers in complianceverplichtingen, en het fungeren als contactpunt tussen jouw organisatie en de toezichthoudende autoriteiten.
Een vDPO vervult de wettelijke verplichtingen van een DPO, zonder dat daarvoor een fysiek aanwezige, voltijdse werknemer nodig is.
Juridische verschillen tussen een DPO en een vDPO
Volgens de GDPR moet een DPO worden aangesteld op basis van zijn of haar professionele kwalificaties en onafhankelijkheid. De regelgeving benadrukt dat een DPO zowel intern als extern mag worden aangesteld. Vanuit juridisch oogpunt is er dus geen verschil tussen een vDPO en een intern aangestelde DPO, zolang zij voldoen aan de vereisten uit artikels 37–39 GDPR.
In feite is een vDPO perfect in staat om:
- expertise te hebben in gegevensbeschermingswetgeving en -praktijken. Dienstverleners met nichekennis op dit vlak kunnen hierin uitblinken dankzij schaalvoordelen en interne kennisdeling;
- onafhankelijk te functioneren, zonder instructies van de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de uitvoering van zijn of haar taken. Onafhankelijkheid kan in de praktijk soms onder druk komen te staan bij een werkgever-werknemerrelatie. Men kan dus stellen dat een externe dienstverlener in mindere mate onderhevig is aan dit risico op beïnvloeding of afhankelijkheid;
- toezicht te houden op de naleving van de GDPR en andere toepasselijke bepalingen inzake gegevensbescherming. In een digitale werkomgeving is het perfect mogelijk om deze naleving op afstand op te volgen. Een DPO hoeft dus niet (altijd) fysiek aanwezig te zijn bij de verwerkingsverantwoordelijke. Meer zelfs, een virtuele aanwezigheid kan de vDPO een ruimer zicht bieden op bedrijven met meerdere locaties, waardoor hij of zij sneller kan schakelen tussen entiteiten of sites, zonder fysieke beperkingen of reisvereisten;
- op te treden als contactpunt voor toezichthoudende autoriteiten.
Ook op dat vlak kan de vDPO voordeel halen uit een hogere beschikbaarheid in vergelijking met een interne DPO, aangezien momenten van afwezigheid intern meteen worden opgevangen binnen het vDPO-bedrijf.
Gerelateerde oplossing
Ontdek of een virtuele DPO bij jouw organisatie past.
De virtuele DPO-dienst van CRANIUM combineert privacy-expertise met de wendbaarheid van een remote-first team.
Voordelen en nadelen van een vDPO
Voordelen
Een vDPO geeft toegang tot een breder team van experten, dat de klant uitgebreide ondersteuning en gespecialiseerde kennis kan bieden, aangezien het deel uitmaakt van een groter team.
Deze samenwerking zorgt ervoor dat de organisatie profiteert van de collectieve expertise van een toegewijd team, in plaats van te moeten vertrouwen op één persoon.
Daarnaast kunnen vDPO’s hun diensten opschalen volgens de noden van jouw organisatie. Zo kunnen ze extra ondersteuning bieden tijdens kritieke periodes, zoals bij de implementatie van nieuwe verwerkingsactiviteiten en technologieën, audits of datalekken — en dit met een geïntegreerde totaaloplossing.
Ze kunnen bovendien vanop eender welke locatie werken. In plaats van iemand lokaal aan te werven (wat de opties beperkt), kan een vDPO-team quasi overal worden ingezet. Deze flexibiliteit verruimt de pool van beschikbare experten aanzienlijk, en zorgt ervoor dat je toegang krijgt tot sterk gespecialiseerde profielen, ongeacht je eigen locatie.
Een bijkomend voordeel is de continue beschikbaarheid. Zowel interne als externe (individuele) DPO’s zijn wel eens afwezig, gepland of ongepland, en vereisen back-up. Een vDPO werkt als een goed geoliede machine die op elke werkdag permanente beschikbaarheid voorziet.
Tot slot is een vDPO onmiddellijk beschikbaar om te voldoen aan de wettelijke verplichting tot aanstelling van een DPO. Aangezien er simpelweg niet genoeg ervaren DPO’s op de arbeidsmarkt zijn, kan het zelf aanwerven van een nieuwe medewerker behoorlijk wat tijd in beslag nemen. Een vDPO is meteen inzetbaar.
Nadelen
Toch is het belangrijk om ook stil te staan bij enkele nadelen van een vDPO.
Aangezien hij of zij extern is aan de organisatie, is een vDPO (aanvankelijk) minder vertrouwd met jouw organisatie, interne processen, waarden en operationele nuances. Dit kan betekenen dat de vDPO meer tijd nodig heeft om inzicht te krijgen in de organisatie en haar werking, vooraleer gericht advies te kunnen geven.
Tegelijk kan deze externe blik ook waardevolle nieuwe inzichten en kritische reflectie opleveren over bestaande werkwijzen. Goede interne documentatie en doordacht databeheer kunnen dit risico beperken.
Daarnaast kan intern personeel de vDPO als minder gezaghebbend beschouwen, wat de implementatie van diens aanbevelingen kan bemoeilijken. Zonder formeel mandaat binnen de organisatie, kan het moeilijker zijn om naleving af te dwingen — wat de invloed en aanvaarding van hun advies kan ondermijnen. Daarom is het essentieel dat de vDPO voldoende steun krijgt van het senior management.
En ten slotte: op het vlak van beveiliging en vertrouwelijkheid deel je gevoelige bedrijfsinformatie met een externe vDPO, wat per definitie een hoger risico inhoudt. Dit benadrukt het belang van een doordachte evaluatie van externe leveranciers en goede informatiebeveiligingsmaatregelen om het risico op vertrouwensbreuk maximaal te beperken.
Waarop letten bij het kiezen van een vDPO-partner?
Het kiezen van een goede vDPO-partner is cruciaal om ervoor te zorgen dat jouw organisatie compliant blijft met de wetgeving inzake gegevensbescherming, en dat je verwerkingsactiviteiten correct worden opgevolgd.
Hieronder enkele kerncriteria bij de evaluatie van een vDPO-aanbieder:
- Zoek een partner met aantoonbare ervaring in privacy- en gegevensbeschermingswetgeving. Relevante certificeringen (zoals CIPP, CIPM, CIPT) zijn een pluspunt.
- Beoordeel hun inzicht in de sectorgebonden verwerkingsvereisten van jouw organisatie.
- Bekijk het aanbod aan diensten: advies over compliance, DPIA’s, opleidingen, auditondersteuning, incident response en continue monitoring.
- Zorg ervoor dat ze hun diensten kunnen afstemmen op de grootte en complexiteit van jouw organisatie.
- Let op bereikbaarheid, duidelijke communicatie, reactievermogen en proactieve betrokkenheid.
- Bekijk reviews en reputatie.
- Bekijk welke tools ze gebruiken en wat hun aanpak is bij de uitvoering van de diensten.
- Vergelijk prijs en waarde.
- Controleer of rollen, verantwoordelijkheden, vertrouwelijkheid, gegevensbeveiliging en aansprakelijkheid helder en transparant beschreven zijn.
