Qu’est-ce qu’un DPO virtuel ?What is a virtual DPO (vDPO)?

Un DPO virtuel (ou vDPO) est une entreprise/prestataire de services qui est désigné en tant que DPO externe. Il fournit des services de protection des données sur une base contractuelle avec une équipe de professionnels spécialisés en protection de la vie privée. Un DPO virtuel offre une expertise et une supervision afin d’assurer le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et des autres législations pertinentes en matière de confidentialité et de protection des données. Son rôle englobe le conseil et le suivi des activités de traitement des données, la formation du personnel aux exigences de conformité, ainsi que le fait de servir de point de contact entre votre organisation et les autorités de contrôle. Un DPO virtuel remplit ainsi les obligations légales d’un DPO pour les organisations, sans qu’il soit nécessaire d’avoir un employé dédié à plein temps physiquement présent au sein de l’entreprise.

Différences juridiques entre un DPO et un DPO virtuel

Au regard du RGPD, le DPO doit être désigné en fonction de ses qualités professionnelles et de son indépendance. Le règlement souligne que le DPO peut être soit un membre du personnel interne, soit un prestataire externe. D’un point de vue légal, il n’y a donc aucune différence entre un DPO virtuel et un DPO nommé en interne, tant qu’ils satisfont aux exigences énoncées aux articles 37 à 39 du RGPD.

En effet, un DPO virtuel est tout à fait capable de :

• Posséder une expertise pointue des lois et pratiques en matière de protection des données. Les prestataires externes spécialisés en matière de protection des données excellent souvent sur ce point grâce à l’effet d’échelle et au partage interne des connaissances.
• Travailler en toute indépendance, sans recevoir d’instructions du responsable du traitement concernant l’exécution de ses missions. L’indépendance peut parfois être difficile à garantir dans le cadre d’une relation employeur-employé. On peut donc soutenir qu’un prestataire externe est moins exposé à ce risque d’influence et de dépendance.
• Contrôler le respect du RGPD et des autres dispositions applicables en matière de protection des données par le responsable de traitement. À l’ère du monde numérique, il est tout à fait envisageable de superviser la conformité à distance, et un DPO n’a pas toujours besoin d’être physiquement présent sur les sites du responsable de traitement pour accomplir cette mission. Mieux encore, une présence « virtuelle » offre au DPO externalisé une vision d’ensemble plus large dans le cas d’organisations multi-sites, ce qui lui permet de passer rapidement d’une entité ou d’un site à l’autre sans les contraintes physiques ni les besoins de déplacement.
• Fournir des conseils, sur demande, concernant les analyses d’impact sur la protection des données (DPIA) et leur réalisation. Un DPO virtuel peut être facilement sollicité pour tout besoin lié aux DPIA et, de son côté, contacter les personnes concernées afin d’assurer le suivi de leur exécution. En outre, si les collaborateurs impliqués chez le client sont dispersés aux quatre coins du monde, le DPO virtuel peut travailler selon le principe du « follow-the-sun », ce qui lui permet de se coordonner et d’intervenir plus rapidement et efficacement.
• Faire office de point de contact avec les autorités de contrôle. Ici encore, le DPO virtuel peut présenter l’avantage d’une disponibilité plus continue comparé à un DPO interne car toute absence est immédiatement couverte par un membre de l’équipe, assurant une permanence constante.

Avantages et inconvénients d’un DPO virtuel

Avantages

Premièrement, un DPO virtuel donne accès à une équipe élargie d’experts pouvant apporter à votre entreprise un accompagnement complet et des connaissances spécialisées, car il fait partie d’un groupe plus vaste de professionnels. Cette approche collaborative permet à votre organisation de bénéficier de l’expertise collective d’une équipe dédiée, plutôt que de dépendre d’une seule personne.

En outre, les DPO virtuels peuvent adapter leurs services en fonction des besoins de votre organisation, fournissant davantage de support durant les périodes critiques comme lors de la mise en place de nouvelles activités de traitement ou technologies, d’audits ou encore en cas de violation de données, en proposant une solution complète et intégrée.

De plus, ce service n’est pas limité géographiquement. Plutôt que de devoir recruter quelqu’un localement (ce qui restreint les options), une équipe de DPO virtuels peut travailler depuis pratiquement n’importe où. Cette flexibilité élargit considérablement le vivier d’experts qualifiés à la disposition de votre organisation, et vous assure de trouver des professionnels hautement spécialisés quel que soit votre emplacement.

Un autre avantage du DPO virtuel est sa disponibilité continue. Alors qu’un DPO interne ou même un DPO externe individuel peut s’absenter (de manière planifiée ou imprévue) et nécessite une solution de backup, un DPO virtuel fonctionne comme une machine bien rodée qui assure une présence chaque jour ouvrable.

Enfin, un DPO virtuel peut être mobilisé immédiatement pour satisfaire à l’obligation légale de nommer un DPO. Il n’existe tout simplement pas assez de DPO expérimentés disponibles sur le marché, de sorte que recruter vous-même une personne qualifiée peut prendre du temps. À l’inverse, un DPO virtuel est disponible sans délai.

Inconvénients

Cependant, il est important de noter qu’il existe aussi quelques inconvénients à la nomination d’un DPO virtuel.

Pour commencer, étant externe à l’organisation, le DPO virtuel est moins familier avec votre entreprise, ses processus internes, ses valeurs et ses particularités opérationnelles. Cela signifie qu’il peut avoir besoin de plus de temps pour comprendre votre fonctionnement avant de pouvoir fournir des conseils appropriés. D’un autre côté, ce regard neuf peut apporter de nouvelles perspectives et un esprit critique vis-à-vis des pratiques établies. Le fait de disposer d’une bonne documentation interne et d’une gestion rigoureuse des données peut aider à réduire ce risque.

Ensuite, le personnel interne peut percevoir le DPO virtuel comme une autorité plus faible, ce qui peut freiner la mise en œuvre de ses recommandations. Sans autorité formelle au sein de l’organisation, il peut lui être difficile de faire respecter la conformité, impactant son influence et l’acceptation de ses avis. Il est donc essentiel que la direction soutienne fermement le DPO virtuel afin de légitimer ses interventions.

Dernier point, mais non des moindres, sur le plan de la sécurité et de la confidentialité, vous allez partager des données sensibles de l’entreprise avec un prestataire externe, ce qui comporte intrinsèquement un risque accru. Cela souligne l’importance de bien évaluer les fournisseurs tiers et de mettre en place des mesures solides de sécurité de l’information pour éviter autant que possible toute atteinte à la confidentialité.

Que rechercher chez un partenaire DPO virtuel ?

Choisir un bon vDPO est crucial pour assurer que votre organisation reste conforme aux lois sur la protection des données et que vos activités de traitement des données soient correctement gérées. Voici les principaux facteurs à prendre en compte lors de l’évaluation d’un fournisseur de DPO virtuel :

• Recherchez un partenaire disposant d’une expérience avérée des lois en matière de protection des données et celles relatives à la vie privée. Des certifications pertinentes (telles que CIPP, CIPM, CIPT) constituent un atout supplémentaire.
• Évaluez sa compréhension des exigences propres à votre secteur d’activité en matière de traitement des données.
• Vérifiez les services offerts : conseils en conformité, réalisation de DPIA, formations, accompagnement lors d’audits, réponse aux violations de données et suivi continu de la conformité.
• Assurez-vous que le prestataire peut ajuster ses services à la taille de votre organisation et à sa complexité.
• Veillez à ce qu’il fasse preuve d’accessibilité, de clarté dans sa communication, de réactivité et d’engagement proactif.
• Consultez les avis de ses clients et renseignez-vous sur sa réputation sur le marché.
• Informez-vous sur les outils que ce prestataire utilise et sur son approche pour délivrer ses services.
• Examinez le coût et la valeur des services.
• Vérifiez si les rôles, responsabilités, confidentialité, sécurité des données, et responsabilité sont définis dans un langage clair.