Data governance heeft de reputatie complex, technisch, en nogal moeilijk toepasbaar te zijn. Meestal wordt dit aangestuurd door IT-teams voor business intelligence, analytics, of, meer recent, AI-projecten. Deze resultaten zijn natuurlijk waardevol, maar halen komen gewoon voort uit goede data governance.
In de kern draait data governance om het beheren van data als een volwaardig bedrijfsmiddel, en behandelen organisaties data net zoals andere bedrijfsmiddelen, zoals financiële middelen, menselijk kapitaal, infrastructuur, of fysieke faciliteiten. Toch blijven data vaak als enige bedrijfsmiddel niet grondig en consistent beheerd.
Data beheren als een bedrijfsmiddel betekent weten welke data je exact hebt, waarom je het hebt, hoe het zowel primair als secundair gebruikt kan worden, waar het opgeslagen wordt, hoe lang het bewaard moet worden, en wat ermee gebeurt als ze niet meer nodig zijn. In theorie klinkt dat ingewikkeld, maar een eenvoudige metafoor kan dit verrassend eenvoudig illustreren: het beheer van je koelkast.
Ten eerste: wat is data governance?
Data governance is het geheel aan regels, processen, en controlemechanismen waarmee data van een organisatie veilig en accuraat zijn, en verantwoord gebruikt worden. Het regelt het beheer van data doorheen de hele levenscyclus, van creatie en opslag, tot gebruik, archivering, en verwijdering.
Een duidelijke aanpak rond data governance biedt controle over data, niet alleen om te voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook om een slimmere en duurzamere bedrijfsvoering uit te bouwen.
De metafoor van de koelkast in data governance
Stel je data-ecosysteem voor als een koelkast. Zo help je één van de meest voorkomende misverstanden rond data governance de wereld uit: het verschil tussen het beheer van de infrastructuur (de koelkast zelf, oftewel je IT-systemen) en het beheer van de inhoud (het eten erin, oftewel je data).
Niemand denkt dat louter een krachtig koelingssysteem genoeg is; de echte waarde ligt in de koelkast, en hoe die producten georganiseerd en gebruikt worden. Hetzelfde geldt voor data governance.
Goed beheer van een koelkast begint met het doel te bepalen. Wat voor koelkast wil je, en wat wil je ermee doen? Een restaurant, een apotheek, en een gezin zullen allemaal verschillende eisen stellen voor een koelkast en de inhoud.
Data governance werkt op dezelfde manier: je kader, processen, en technologieën moeten samenhangen met je zakelijke doelstellingen en operationele noden. Als het beheer niet afgestemd is met de werkelijkheid van het bedrijf, zal het bijna zeker tekortschieten.
Organiseer, label, en bescherm
Zodra je doel duidelijk is, moet de inhoud georganiseerd worden. Wie krijgt toegang tot wat? Welke regels gelden voor elk product? In een gezin worden sommige dingen buiten bereik van kinderen gehouden. In een gedeelde koelkast van een kantoor labelen medewerkers hun eten om misverstanden te vermijden. Op dezelfde manier moeten bij een bedrijf de specifieke verantwoordelijkheden, risico’s, en vereisten weerspiegeld worden in de rechten, verantwoordelijkheden, en gebruiksregels rond data.
Daarbij is identificatie cruciaal. Je moet weten wat er in de koelkast ligt. Soms is een snelle blik genoeg. In andere situaties, zoals bij restaurants, is er een meer systematische inventaris nodig, en komen er soms zelfs digitale hulpmiddelen aan te pas. Hetzelfde geldt voor data: organisaties moeten kunnen identificeren en classificeren wat ze bijhouden, of het nu gestructureerde data zijn (zoals databases en spreadsheets) of niet-gestructureerde data (zoals e-mails, documenten, of afbeeldingen), door middel van real-time inzichten of regelmatige audits.
Houdbaarheidsdatum
Net als voedsel in koelkast blijven data niet eeuwig waardevol. Om de kwaliteit en relevantie van wat je opslaat te verzekeren, is een regelmatige controle in beide gevallen nodig. Regels rond het bewaren van data, ingegeven door juridische, operationele, of industriewijde verplichtingen, helpen ervoor te zorgen dat data voor een correcte termijn bewaard worden: niet te lang, en niet te kort. Sommige informatie kun je archiveren, zoals je voedsel invriest voor gebruik op lange termijn. Uiteindelijk moet het juiste evenwicht gevonden worden tussen toegankelijkheid, kostenefficiëntie, en naleving.
In sommige omgevingen worden controle en documentatie nog crucialer. Een restaurant of een apotheek kan audits of juridische controles ondergaan, waarin bewijs nodig is van het beheer van de inventaris. Bedrijven die met gevoelige informatie omgaan, moeten kunnen aantonen dat ze volledige controle houden over de levenscyclus van deze data, van verzameling tot verwijdering, om naleving met de AVG te behouden, en om klaar te zijn voor een audit.
Checklist: Behandel je data als een koelkast
- Definieer het doel (wat voor data je opslaat, en waarom)
- Label alles duidelijk (eigendom, toegangsrechten)
- Verwijder bedorven items (geautomatiseerd beheerbeleid)
- Hou gevoelige items beveiligd (gecontroleerde toegang, encryptie)
- Controleer regelmatig en maak schoon (audits, classificatie-updates en een beheerde data-inventaris)
Organiseer je data zoals je je koelkast zou organiseren
Efficiënte data governance hoeft niet moeilijk te zijn, zolang het doelbewust is. Net zoals een koelkast moet je data-omgeving schoon, gestructureerd, en doelgericht zijn. Als de organisatie de juiste controlemechanismen instelt, en deze doorheen de organisatie begrepen worden, wordt het beheer geen formaliteit meer, maar een krachtig middel voor slimmere beslissingen, operationele efficiëntie, en duurzame groei.
Hulp nodig bij het managen van je "koelkast"?
