Il y a de fortes chances que tu aies déjà croisé le logo bleu et blanc d’ISS sur une camionnette, ou sur l’uniforme de l’équipe de nettoyage sur ton lieu de travail.
ISS propose des services de facility management, de catering, de nettoyage et d’autres services professionnels à des clients corporate dans le monde entier. C’est l’un des plus grands acteurs de son secteur, avec des entités en Europe, en Asie, en Australie, ainsi qu’en Amérique du Nord et du Sud. Le RGPD et la gestion rigoureuse des données y sont essentiels, tant pour protéger les données personnelles de ses propres collaborateurs que celles de ses clients.
Pourtant, aujourd’hui, le RGPD ne représente qu’une partie du puzzle juridique. L’impact de nouvelles législations numériques comme l’AI Act, NIS2 et la loi belge sur la recherche privée ne cesse de croître. Un DPO doit certes repérer ces enjeux liés à la vie privée, mais ne peut être expert dans tous ces domaines à la fois. Pour relever ces défis, ISS s’est tourné vers CRANIUM. Grâce à une collaboration fluide entre notre DPO et notre équipe Digital Law, ISS bénéficie d’une approche globale unique et efficace, qui va plus loin que ce qu’un DPO traditionnel peut offrir.
À propos d’ISS Facility Services
ISS est un groupe international de facility services dont le siège se trouve à Copenhague. Il est actif dans plus de 45 pays, avec plus de 325 000 personnes travaillant sous le nom ISS.
ISS Facility Services Belgium fait partie de ce groupe. Au niveau local, ISS Belgique propose des services de catering, de nettoyage, techniques et de gestion des espaces de travail à des organisations actives notamment dans les soins de santé, l’enseignement, le secteur pharmaceutique et le secteur public. ISS prend en charge ces aspects afin que ces organisations puissent se concentrer sur leur cœur de métier.
Le siège de Copenhague fixe le cadre général dans lequel les équipes juridiques opèrent, tout en laissant une marge d’interprétation locale à chaque entité. Cette organisation crée un défi particulier, car la législation évolue rapidement et localement, alors que le cadre lui-même est fixé de manière centralisée.
Le défi : une expertise qui va au-delà du DPO
L’équipe juridique d’ISS Belgique compte quatre personnes dévouées, dirigée par Hugo Vanneuville, Legal Director. CRANIUM a croisé la route d’ISS via la loi sur la recherche privée, qui impose la désignation d’un Data Protection Officer (DPO). Stefan Basiliades, qui assumait jusque-là les responsabilités liées à la protection des données, a ainsi bénéficié du soutien supplémentaire d’un DPO externe, Bram Goetry.
Mais avec seulement quatre personnes pour un périmètre de tâches aussi large, allant de la protection des données aux contrats IT et à la législation numérique, il restait peu de place pour tout suivre en interne. C’est pourquoi Hugo s’est adressé à l’équipe digital law de CRANIUM.
L’approche : un DPO, et un partenaire digital law
Bram Goetry a pris en charge le rôle de DPO et s’est rapidement intégré. Il est devenu membre de l’équipe fixe et a établi, avec Hugo et Stefan, un plan annuel comportant des objectifs concrets. ISS avait déjà accompli beaucoup en matière de protection des données, mais Bram a apporté davantage de structure à cette approche.
« La valeur ajoutée de CRANIUM réside dans son expérience et ses solutions prêtes à l’emploi », explique Hugo. « Nous pouvons facilement faire appel à l’expérience collective dans d’autres secteurs, ainsi qu’à une expertise sur différentes législations, pas seulement le RGPD. »
Outre Bram en tant que DPO, l’équipe de Hugo a également pu compter sur l’équipe digital law de CRANIUM, qui se consacre quotidiennement, en tant qu’équipe spécialisée, à la législation et aux contrats liés aux données, à la cybersécurité, à l’IA et à la technologie. Ils ont ainsi bénéficié d’un renforcement non seulement sur la protection des données, mais aussi dans la rédaction, la relecture et la négociation de contrats et d’autres dossiers numériques.
La collaboration : plug and play
Grâce à un démarrage fluide, l’équipe de Hugo a pu rapidement se mettre au travail avec l’expertise de CRANIUM. « Bram s’est intégré très vite à notre équipe et a compris presque immédiatement comment notre organisation fonctionnait. Dès le premier jour, il était déjà opérationnel », précise Stefan.
En organisant une journée DPO mensuelle, ils discutent régulièrement des priorités et ajustent le plan annuel. Cette façon de travailler leur permet de réagir rapidement et de toujours savoir sur quoi l’autre travaille. Il en résulte une synergie humaine et une efficacité qu’aucune technologie ni intelligence artificielle ne peut remplacer.
« La collaboration avec CRANIUM est presque du ‘plug-and-play’, je dirais », conclut Stefan.
Les résultats : une approche structurée pour l’équipe juridique
La collaboration a rapidement porté ses fruits. En matière de protection des données, plusieurs étapes concrètes ont déjà été mises en place, à commencer par un plan annuel RGPD, définissant clairement les objectifs à atteindre. Cela va de la mise en œuvre d’une politique e-mail à la révision de la manière dont les extraits de casier judiciaire sont traités.
Par ailleurs, l’équipe digital law accompagne ISS dans ses négociations contractuelles grâce à une approche basée sur les risques. Cela permet à ISS de parvenir rapidement à un accord solide sans freiner l’activité. Les principaux risques sont couverts contractuellement, tandis que les risques restants sont rendus visibles et compréhensibles. ISS peut ainsi toujours faire un choix conscient : accepter ces risques ou les atténuer en dehors du contrat.
CRANIUM conseille également ISS sur la loi relative à la recherche privée et sur d’autres législations numériques telles que l’AI Act et NIS2.
Ce que l’avenir réserve
La collaboration entre ISS et CRANIUM montre à quel point un DPO seul suffit rarement pour des organisations confrontées à plusieurs législations numériques. Grâce à la combinaison d’un DPO expérimenté et d’une équipe digital law, l’équipe juridique d’ISS n’a pas simplement gagné une paire de mains supplémentaire, mais un partenaire qui évolue avec ses défis juridiques, du RGPD à l’AI Act, en passant par NIS2 et la loi sur la recherche privée.
Ton organisation est-elle confrontée à des défis similaires en matière de protection des données et de législation numérique ? Découvre ce que CRANIUM peut faire pour toi et contacte-nous pour une prise de contact sans engagement.
