Points clés
- Vous êtes concerné plus vite que vous ne le pensez. La loi s’applique à de nombreuses enquêtes, dès que vous commencez à recueillir des informations sur une personne en particulier. Et si vous menez ce type d’enquête régulièrement, même si cette tâche ne concerne qu’un seul collaborateur, vous pourriez être considéré comme disposant d’un service interne de recherche privée. Cela implique notamment de devoir obtenir une autorisation et de désigner un DPO.
- La sanction peut être la nullité de l’enquête. Plusieurs obligations sont prévues à peine de nullité, notamment celles liées à l’autorisation, au règlement de recherche, aux domaines d’enquête interdits et à l’utilisation d’informations obtenues illégalement. Le risque est réel : vos preuves pourraient être écartées et un licenciement pour motif grave pourrait, par exemple, être jugé non fondé.
- Vous avez besoin d’un règlement de recherche d’ici le 16 décembre 2026. Sans règlement de recherche, une enquête sur vos propres collaborateurs est nulle, même si vous la sous-traitez.
- Informez les personnes concernées pendant l’enquête, pas après le rapport final. Vous ne pouvez pas utiliser les résultats tant qu’elles n’ont pas pu exercer leurs droits, et le délai de trois jours ouvrables pour un licenciement pour motif grave n’est pas prolongé pour autant.
- Il n’est actuellement pas possible d’agrandir librement un service interne de recherche privée. Les personnes qui ne figuraient pas dans le dossier d’autorisation initial ne peuvent pas encore mener d’enquêtes, et la formation obligatoire n’est pas encore disponible. Si votre enquêteur quitte l’organisation, vous ne pouvez donc pas simplement le remplacer.
Depuis le 16 décembre 2024, les enquêtes internes concernant les collaborateurs d’organisations belges sont soumises à la loi sur la recherche privée. Mais qu’est-ce qui est réellement considéré comme une enquête interne ? Et que devez-vous mettre en place pour respecter cette loi et éviter que vos enquêtes soient déclarées nulles ? C’est ce que nous vous expliquons dans cet article.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’impact de la loi sur la recherche privée sur votre conformité au RGPD ? Consultez notre autre article.
1. Quelles enquêtes internes relèvent de la loi sur la recherche privée ?
Quand on parle de recherche privée, on pense tout de suite à Hercule Poirot ou Sherlock Holmes. Pourtant, pas besoin d’être détective pour être concerné par cette loi ! De nombreuses organisations belges peuvent y être soumises simplement parce qu’elles mènent des enquêtes internes.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’activités qui peuvent constituer une enquête interne au sens de la loi sur la recherche privée. Si vous répondez oui à au moins une de ces questions, vous pourriez exercer des activités de recherche privée et être soumis aux obligations prévues par la loi, en vigueur depuis le 16 décembre 2024.
Si l’enquête porte sur vos propres travailleurs, vous devez impérativement agir avant le 16 décembre 2026 pour éviter que votre enquête interne soit déclarée nulle. Nous expliquons plus loin ce que vous devez faire concrètement.
Exemples d’enquête interne :
Dans chacun de ces exemples, on ne parle de recherche privée que lorsque des informations sont recueillies de manière ciblée sur une personne en particulier. Les contrôles généraux de routine ou réalisés par échantillonnage ne sont donc pas concernés. En revanche, si un contrôle révèle quelque chose d’inhabituel et que vous décidez de mener des recherches plus ciblées, la loi s’applique à partir de ce moment.
Le faites-vous ? | Exemple |
Détectez-vous la fraude ou le détournement de fonds ? | Par exemple, le vol de biens de l’entreprise, la falsification de documents comptables ou la création de fausses factures. |
Détectez-vous les vols sur le lieu de travail ? | Par exemple, en identifiant de manière ciblée les collaborateurs impliqués dans le vol de stocks, d’équipements ou de matières premières dans des entrepôts ou des bureaux. |
Détectez-vous les fuites de secrets d’affaires ou de savoir-faire ? | Par exemple, en établissant quel travailleur transmet à un concurrent ou rend publiques des informations confidentielles, des bases de données clients, des codes sources ou de la propriété intellectuelle. |
Recherchez-vous des cas de faux en écriture ou d’escroquerie ? | Par exemple, en vérifiant des notes de frais injustifiées ou en enquêtant sur des situations dans lesquelles des membres du personnel auraient volontairement trompé les organes de contrôle interne. |
Recherchez-vous des preuves de comportements inappropriés ou de harcèlement ? | Par exemple, lorsqu’une enquête interne menée à la suite de signalements de harcèlement, de comportements sexuels indésirables ou de discrimination ne se limite pas à la procédure bien-être, mais recueille de manière ciblée des preuves sur les comportements d’une personne précise afin d’étayer des mesures disciplinaires ou judiciaires. Il s’agit toutefois d’une zone grise connue, car les enquêtes sur le comportement sexuel constituent un domaine d’enquête interdit par la loi sur la recherche privée. |
Détectez-vous les violations d’une clause de non-concurrence ? | Par exemple, en vérifiant si un (ex-)travailleur exerce des activités concurrentes ou démarche des clients pendant ou juste après son contrat de travail, en violation d’un engagement contractuel. |
Enquêtez-vous sur une utilisation abusive des ressources de l’entreprise ? | Par exemple, en analysant des images de caméras, des données de badge ou les données de géolocalisation d’une voiture de société pour vérifier si un collaborateur utilise du matériel ou un véhicule à des fins privées. |
Attention : il ne s’agit que de quelques exemples. D’autres activités peuvent aussi constituer une enquête interne.
Nous avons volontairement laissé de côté la sélection des candidats à l’embauche. Lors d’un recrutement, il n’y a généralement pas de conflit et donc, probablement, pas non plus d’activité de recherche privée. Le RGPD reste toutefois applicable. Selon l’Autorité de protection des données, une vérification des références n’est autorisée que si le candidat sait à l’avance quelles personnes ou organisations seront contactées, quelles informations seront demandées et pourquoi, et qu’il y consent expressément. Les enquêtes sur les antécédents judiciaires sont, quant à elles, exclues, car elles concernent un domaine d’enquête interdit par la loi sur la recherche privée.
Avez-vous un service interne de recherche privée au sens de la loi sur la recherche privée ?
Certaines de vos obligations dépendent d’une autre question : votre organisation dispose-t-elle d’un service interne de recherche privée ? Et la réponse est plus souvent oui qu’on ne le pense. Un tel service existe dès lors que des enquêtes sont organisées de manière régulière pour les besoins de votre organisation, même si cette activité ne fait partie des tâches que d’un seul collaborateur. Une exception existe pour les membres du service du personnel qui enquêtent sur un incident pour leur propre employeur. Mais attention, cette exception est limitée et ne les dispense pas de respecter les autres règles.
Si vous avez un service interne de recherche privée, s’y ajoutent notamment une obligation d’autorisation et la désignation d’un DPO. Si ce n’est pas le cas, une partie des obligations s’applique malgré tout à tout employeur qui fait mener une enquête sur ses propres travailleurs, même s’il la sous-traite entièrement.
Quel est l’impact de la loi sur la recherche privée sur votre organisation ?
Si votre organisation est concernée par la loi sur la recherche privée, elle doit respecter plusieurs obligations. Certaines sont particulièrement importantes, car leur non-respect peut entraîner la nullité de l’enquête. C’est notamment le cas des règles relatives aux autorisations, au règlement de recherche, aux domaines d’enquête interdits et à l’utilisation d’informations obtenues illégalement.
Concrètement, cela signifie que les preuves recueillies pourraient être écartées et que votre enquête pourrait finalement ne servir à rien. Par exemple, un licenciement pour motif grave pourrait être jugé non fondé et vous pourriez devoir verser une indemnité compensatoire de préavis.
Nous passons brièvement en revue ci-dessous les principaux impacts de la loi sur la recherche privée.
Vous devez rédiger un règlement de recherche d’ici le 16 décembre 2026
Si la loi sur la recherche privée s’applique à votre organisation, vous devrez disposer d’un règlement de recherche d’ici le 16 décembre 2026. Cette obligation concerne les enquêtes portant sur vos propres travailleurs, qu’elles soient menées en interne ou confiées à un prestataire externe. À partir de cette date, un enquêteur externe ne pourra donc plus accepter une mission concernant l’un de vos collaborateurs si vous n’avez pas de règlement de recherche. Sans ce document, l’enquête sera nulle.
Le règlement de recherche permet d’expliquer clairement comment vos enquêtes internes sont menées et quelles règles doivent être respectées. Il est généralement conseillé d’en faire une politique distincte, afin de pouvoir l’adapter facilement si la législation évolue. Il est également recommandé d’informer et de consulter votre organe de concertation. Vous devrez par ailleurs pouvoir démontrer que vos collaborateurs ont bien été informés, par exemple au moyen d’un accusé de réception signé ou d’une publication sur l’intranet accompagnée d’un e-mail.
Vous avez en outre besoin d’un document de mission, ou d’un registre des missions lorsque vous êtes, en tant que client, l’employeur de l’enquêteur (comme votre service interne de recherche privée). Pour chaque enquête, vous devez aussi tenir un dossier d’enquête et remettre un rapport d’enquête, avec une série de mentions obligatoires.
Vous devez aligner vos documents existants
Votre règlement relatif aux caméras, votre politique de contrôle des e-mails et de l’utilisation d’internet ainsi que votre politique de géolocalisation doivent être cohérents avec votre règlement de recherche. En pratique, nous constatons souvent que certains documents manquent, qu’ils ne sont pas cohérents entre eux ou, plus fréquemment encore, qu’ils ne sont tout simplement pas appliqués. Avec la loi sur la recherche privée, cette dernière situation n’est plus envisageable.
Certains domaines d’enquête sont interdits
Pour pouvoir rédiger correctement vos documents, il est important de savoir que la loi sur la recherche privée énumère une série de domaines sur lesquels vous ne pouvez pas recueillir d’informations, et donc pas enquêter. Cette interdiction s’applique elle aussi à peine de nullité. Les domaines mentionnés par la loi comprennent notamment les données de santé, le comportement sexuel, les convictions politiques et religieuses, l’affiliation syndicale, l’origine raciale ou ethnique, ainsi que les soupçons, poursuites ou condamnations non rendus publics. Les enquêtes sur des conflits sociaux sont également interdites.
Une enquête sur une fraude présumée à l’absentéisme pour maladie ou sur un comportement sexuel indésirable au travail s’en approche très fort. Confrontez donc chaque enquête à cette liste au préalable.
Il y a aussi un impact sur votre conformité au RGPD
La loi sur la recherche privée confirme que le RGPD reste pleinement applicable, mais y ajoute ses propres règles. Ainsi, chaque entreprise ou service interne de recherche privée doit désigner un DPO, même si le RGPD ne l’impose pas. La loi identifie également trois responsables du traitement et prévoit des délais de conservation spécifiques pour les dossiers d’enquête et les registres des missions. Enfin, elle exige aussi le consentement des personnes concernées pour certains actes d’enquête.
Vous pouvez lire comment ces points s’articulent avec le RGPD, et où la loi sur la recherche privée va peut-être à l’encontre de la logique du RGPD, dans notre autre article sur l’impact de la loi sur la recherche privée sur votre conformité au RGPD.
Vous devez informer les personnes concernées avant d’utiliser le rapport
Après réception du rapport final, vous disposez de 30 jours pour décider si vous souhaitez y donner suite. Si vous décidez de ne pas poursuivre, vous ne pouvez plus utiliser les informations recueillies et les rapports doivent être détruits. En revanche, si vous souhaitez donner suite à l’enquête, vous devez informer par écrit la personne visée ainsi que toute autre personne identifiable dont les données ont été traitées. Les informations recueillies ne peuvent pas être utilisées tant que les personnes concernées n’ont pas eu la possibilité d’exercer leurs droits. Cette dernière obligation soulève souvent des questions en pratique, notamment lorsqu’un licenciement pour motif grave est envisagé. Nous y revenons à la section 4.
Votre service interne a besoin d’une autorisation
Toute entreprise ou tout service interne de recherche privée doit disposer d’une autorisation. Il est également interdit de faire appel à un enquêteur qui ne dispose pas de l’autorisation requise. Ces deux obligations sont prévues à peine de nullité. Il est donc important de vérifier que les enquêteurs externes auxquels vous faites appel disposent bien des autorisations nécessaires.
Pour les membres du service du personnel qui mènent une enquête sur un incident pour leur propre employeur, une exception est prévue en ce qui concerne la carte d’identification et le service autorisé. Cette exception est étroite. Elle ne vaut que pour les travailleurs de l’employeur qui emploie lui-même le membre du personnel, et donc pas pour les intérimaires, consultants, indépendants ou travailleurs d’une société sœur. Et elle ne les dispense pas des autres dispositions de la loi sur la recherche privée.
Comment gérer l’impact de la loi sur la recherche privée sur le licenciement pour motif grave ?
Imaginons que votre enquête révèle une faute grave, comme une fraude, un vol ou une violation importante de la confidentialité. Vous souhaitez alors licencier le collaborateur concerné pour motif grave. Mais attention : en droit belge, vous ne disposez que de trois jours ouvrables à partir du moment où la personne habilitée à licencier a suffisamment connaissance des faits et de leur gravité.
Il faut donc faire attention aux personnes qui participent à l’enquête. Si la personne chargée de prendre la décision de licenciement est elle-même impliquée, par exemple dans le comité de pilotage ou lors des entretiens, ce délai pourrait commencer à courir bien avant la remise du rapport final.
Comme indiqué plus haut, vous disposez après réception du rapport final de 30 jours pour décider si vous y donnez suite, avec toutes les conséquences qui en découlent.
La difficulté est que le délai pour un licenciement pour motif grave (3 jours ouvrables) n’est pas prolongé parce que vous avez besoin de temps pour informer chacun conformément à la loi sur la recherche privée.
C’est pourquoi, selon nous, il suffit que les personnes concernées aient eu la possibilité d’exercer leurs droits. Pour cela, il est préférable de les informer dès l’enquête, notamment pendant les entretiens, mais aussi au moyen d’une politique interne, car tous les dossiers ne donnent pas nécessairement lieu à un entretien. Si ces informations ont déjà été communiquées, nous estimons qu’il n’est pas nécessaire de les transmettre à nouveau après la remise du rapport final. L’important est donc de donner aux personnes concernées la possibilité d’exercer leurs droits, sans devoir attendre qu’elles le fassent effectivement.
Pourquoi votre service interne ne peut-il pas changer aujourd’hui ?
Les nouveaux enquêteurs ne peuvent rien faire pour l’instant
L’obligation d’autorisation évoquée plus haut pose un problème qu’on ne découvre généralement que lorsqu’on y est confronté. En effet, tout service interne de recherche privée doit disposer d’une autorisation et les enquêteurs qui y travaillent doivent figurer dans le dossier correspondant. Mais que se passe-t-il si vous souhaitez ajouter un nouvel enquêteur ou remplacer quelqu’un ? La réponse est malheureusement peu encourageante.
À la suite d’une question posée aux services compétents dans le cadre d’un cas concret, nous avons appris qu’il était possible d’ajouter de nouveaux enquêteurs au dossier d’autorisation. Mais en pratique, cette possibilité semble aujourd’hui assez limitée. Selon ces mêmes services, les personnes ajoutées à ce stade ne peuvent pas encore mener d’enquêtes, car la période prévue par les mesures transitoires a expiré.
Le régime transitoire concernait les entreprises qui menaient déjà légalement des enquêtes lors de l’entrée en vigueur de la loi et qui avaient introduit une demande d’autorisation recevable au plus tard le 16 juin 2025. Les enquêteurs qui remplissaient ces conditions et figuraient dans le dossier initial peuvent continuer à travailler jusqu’à ce qu’une décision soit prise concernant la demande. En revanche, ceux qui n’y figuraient pas ne peuvent plus bénéficier de ce régime. Si vous introduisez aujourd’hui une nouvelle demande d’autorisation pour un service interne, vous ne pouvez donc pas commencer vos activités avant d’avoir obtenu cette autorisation.
Les exigences de formation ne sont pas encore connues
L’exigence de formation est elle aussi une condition difficile dans la pratique. La loi oblige les enquêteurs privés à suivre une formation, mais, toujours selon les services compétents, l’arrêté d’exécution qui doit régler cette formation est encore en préparation. D’ici là, aucune formation n’est planifiée ni organisée. Pour les personnes qui figuraient dans le dossier initial, la loi prévoit une transition : elles peuvent continuer à travailler sans cette formation jusqu’à dix-huit mois après la notification de l’autorisation.
Le risque repose sur vous
Ce scénario mène à une situation quasi impossible dans la pratique. Si votre enquêteur démissionne demain, vous pouvez déclarer un successeur, mais ce successeur ne peut rien faire en vertu de cette loi. Il ne relève pas du régime transitoire, et la formation qu’il devrait suivre n’existe pas encore.
La loi impose donc une obligation que les autorités n’ont pas encore rendu possible à respecter en pratique. Et c’est l’employeur qui en supporte les conséquences, puisque le non-respect de l’obligation d’autorisation peut entraîner la nullité de l’enquête.
Ce que vous pouvez déjà faire
Il est clair que, malgré les critiques possibles, la loi sur la recherche privée a bel et bien de l’importance pour les organisations. Il est donc important de prendre dès à présent quelques mesures. Voici ce que vous pouvez déjà faire :
- Déterminez si vous avez un service interne de recherche privée.
- Rédigez un règlement de recherche, avec le 16 décembre 2026 comme échéance, et veillez à pouvoir démontrer que vos collaborateurs ont été informés.
- Confrontez chaque enquête au préalable aux domaines d’enquête interdits.
- Si vous travaillez avec un enquêteur externe, vérifiez effectivement qu’il dispose d’une autorisation.
- Analysez l’impact concret de la loi sur la recherche privée sur votre conformité au RGPD.
- Désignez un DPO si vous avez un service interne, et tenez-le à l’écart des enquêtes qu’il doit contrôler.
- Rédigez les documents nécessaires et alignez vos documents existants sur votre règlement : règlement relatif aux caméras, politique e-mail et politique de géolocalisation.
- Intégrez l’obligation d’information dans votre formulaire d’entretien, et non dans un courrier envoyé après le rapport final.
- Tenez la personne compétente pour licencier à l’écart de l’enquête.
Conclusion
La loi sur la recherche privée a permis de combler un vide juridique concernant les enquêtes internes, ce qui était nécessaire. Mais elle impose aussi de nombreuses formalités à des pratiques qui, jusqu’ici, étaient souvent organisées de manière informelle. Et sur plusieurs points, elle soulève plus de questions qu’elle n’apporte de réponses. C’est notamment le cas de l’obligation d’information, qui doit être conciliée avec les délais du droit du travail, du régime d’autorisation, qui limite actuellement l’arrivée de nouveaux enquêteurs, ou encore des arrêtés d’exécution qui se font toujours attendre.
Pour votre organisation, cela ne change toutefois rien à vos obligations. La loi s’applique dès à présent et, si vous ne la respectez pas, vous risquez de ne plus pouvoir utiliser les preuves recueillies lors de vos enquêtes. Si vous continuez à considérer les enquêtes internes comme de simples procédures RH, sans tenir compte des nouvelles exigences, vous pourriez ne découvrir le problème qu’une fois le dossier arrivé devant un tribunal.
